Дни и недели
Средний срок доставки почты составляет от 2 до 4 дней. Если вы отправляете документы ежемесячно, то за год это занимает 36 дней. Таким образом, адресаты ожидают получения документов более месяца.
Рассчитайте экономию от внедрения электронного документооборота
Оцените расходы на бумажный и электронный документооборот, определив количество документов, которые вы отправляете своим партнёрам каждый месяц. Выберите наиболее часто встречающуюся стоимость доставки. Мы рассчитаем ваши затраты на печать, бумагу и доставку, а также предложим тариф и продемонстрируем выгоду от использования Диадока для отправки документов.
Сравнение бумажного и электронного документооборотов
Сроки доставки
Секунды
Электронные документы мгновенно доставляются контрагентам, независимо от их местоположения. После подписания они так же быстро возвращаются к вам. Мгновенная передача — одно из ключевых преимуществ ЭДО.
Затраты сотрудников
Долгая обработка документов
Перед отправкой бумажный документ подвергается нескольким стадиям обработки: сначала его распечатывают, затем проставляют необходимые печати и, наконец, согласовывают внутри компании. Если кто-то отсутствует, процесс может затянуться. Иногда подготовка документа занимает несколько дней, а сотрудники вынуждены проходить большие расстояния по коридорам, чтобы собрать все подписи.
Моментальная обработка документов
Процесс подписания электронных документов всеми уполномоченными сотрудниками занимает всего несколько минут. Сотрудники получают уведомления о новых документах, что позволяет ускорить массовые действия по их подписанию. Для входящих документов в системе Диадок можно настроить распределение по подразделениям и сотрудникам.
Ошибки в документах
Нужно заново отправлять документ
Если в документе обнаруживаются ошибки в реквизитах, отсутствует печать или подпись, его необходимо заменить. Для этого нужно попросить контрагента внести исправления и организовать повторную доставку.
Сервис предупредит об ошибках заранее
В Диадоке перед отправкой документы, такие как счета-фактуры, акты и накладные, проходят проверку на соответствие формату. Система не пропускает документы, оформленные с нарушениями.
Архив
Стеллаж, кабинет или целый этаж
Бухгалтерские документы обязаны храниться в течение пяти лет. Подумайте, сколько бумаги может скопиться за это время. Согласно установленным правилам, необходимо выделить специальное помещение и назначить ответственных лиц для их хранения.
Мегабайты в облачном хранилище
Документы пользователей системы Диадок сохраняются в электронном архиве, который предоставляется бесплатно на серверах компании. Для обеспечения безопасности каждый файл дублируется на нескольких компьютерах.
Частые вопросы
Как долго переходить с бумажного на электронный документооборот?
Если вы заметили, что традиционная бумажная система документооборота не удовлетворяет ваши потребности, и вы готовы перейти на электронный документооборот (ЭДО), первым шагом будет выбор подходящего способа работы в системе.
Для взаимодействия с документами через веб-интерфейс достаточно иметь доступ в интернет и сертификат КЭП. Пользователям, работающим в 1С, подойдет стандартный модуль, который можно легко скачать, установить и настроить всего за 15 минут. Если требуется интеграция с другими учетными системами, процесс займет больше времени. В таких случаях команда Диадока предложит оптимальное решение, выполнит его внедрение и необходимые доработки. Сроки запуска таких проектов определяются индивидуально.
Для взаимодействия с документами через веб-интерфейс достаточно иметь доступ в интернет и сертификат КЭП. Пользователям, работающим в 1С, подойдет стандартный модуль, который можно легко скачать, установить и настроить всего за 15 минут. Если требуется интеграция с другими учетными системами, процесс займет больше времени. В таких случаях команда Диадока предложит оптимальное решение, выполнит его внедрение и необходимые доработки. Сроки запуска таких проектов определяются индивидуально.
Интеграция 1С и Диадок дорогая?
Интеграция Диадока с вашей учетной системой позволит ускорить и упростить обмен документами. Например, вы сможете отправлять и получать документы прямо из 1С и автоматически принимать их к учету. Стоимость таких решений начинается от 17 500 рублей в год.
Если вам нужно только обмениваться электронными документами, вы можете сделать это вручную через веб-сервис Диадока. Для этого достаточно приобрести пакет исходящих документов. Подключение к сервису предоставляется бесплатно.
Если вам нужно только обмениваться электронными документами, вы можете сделать это вручную через веб-сервис Диадока. Для этого достаточно приобрести пакет исходящих документов. Подключение к сервису предоставляется бесплатно.
Сколько времени потребуется на обучение работе с ЭДО?
Сервис обладает интуитивно понятным интерфейсом. В случае возникновения вопросов или проблем, вы всегда можете обратиться в круглосуточную службу поддержки или воспользоваться руководством пользователя для получения ответов.
Может ли вирус уничтожить электронный документ в Диадоке?
Электронные документы компании СКБ Контур надежно хранятся на специализированных серверах. Это значительно безопаснее, чем держать их на личном компьютере, поскольку каждый файл дублируется трижды. Высокий уровень защиты данных подтвержден независимой экспертизой ЗАО НИП «Информзащита», которая провела аудит информационной безопасности. В рамках аудита проверялась, в частности, устойчивость системы Диадок к возможным взломам. Подтверждение уровня защищенности подкреплено сертификатом. Аналогичные сертификаты были выданы в 2014 и 2022 годах.
Как узнать, есть ли мои контрагенты в Диадоке?
Вы всегда можете узнать, зарегистрирован ли у компании аккаунт в Диадоке, просто введя в поисковую строку её название или ИНН. Для массовой проверки подготовьте xls-файл с ИНН всех ваших партнёров.
Начните работать в Диадоке сейчас
Наш менеджер свяжется с вами, поможет подобрать пакет документов и расскажет о вариантах интеграции.