1 сентября 2025 года — для экспедиторов вступают в силу новые требования:

• Обеспечить соблюдение требований законодательства при оказании экспедиционных услуг, связанных с перевозкой ограниченных в обороте грузов. Если экспедитор не может обеспечить соблюдение таких требований, оказание экспедиционных услуг не допускается.
• Хранить договоры транспортной экспедиции 3 года со дня окончания исполнения этих договоров.
• По требованию правоохранительных органов предоставлять информацию о соглашениях и передавать груз для проверки.
• 1 марта 2026 года — информация об экспедиторе должна быть размещена в реестре уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности. Реестр будет вестись в электронной форме на платформе «ГосЛог».

• от 3 до 5 тыс. рублей для граждан,
• от 100 до 300 тыс. рублей для юрлиц.

 
Руководитель экспедиторского бизнеса (юрлица или ИП) не должен иметь судимости за экономические преступления, а сама компания — ответственности за повторные нарушения закона 87-ФЗ в течение года, например, штрафов за отсутствие в реестре или невыполнение обязанностей экспедитора.

1 сентября 2026 года — экспедиторские документы должны формироваться в электронной форме. Они войдут в перечень электронных перевозочных документов (ЭПД) и будут направляться в ГИС ЭПД. Формат документов будет утвержден ФНС по согласованию с Минтрансом, порядок обмена — определит Правительство РФ.

С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные (ЭТрН) станут обязательными. Новые требования распространяются на все коммерческие перевозки грузов, независимо от отрасли и вида груза.

Кроме того, в цифровой форме по умолчанию будут оформляться и другие перевозочные документы:

• Грузовые накладные авиационного и железнодорожного транспорта.
• Заказы и заявки на перевозку грузов автомобильным транспортом.
• Экспедиторские документы. Например, экспедиторская расписка, поручение экспедитору или складская расписка.
• Грузоотправители, перевозчики, экспедиторы и грузополучатели больше не смогут использовать бумажные накладные в работе.

• до 1 марта 2026 года — допускается бумажная товарно‑транспортная накладная;
• с 1 марта 2026 года — обязательное использование ЭТрН, но с переходным периодом до 1 марта 2027 года (без штрафов за бумажный формат).

Транспортная накладная — это документ, который подтверждает факт перевозки груза автомобильным транспортом. Его оформляют для учета транспортных услуг и расчетов с перевозчиком.

В октябре 2020 года Минтранс России провел эксперимент по переводу транспортных накладных и путевых листов в цифровой формат. Отправители грузов, перевозчики и грузополучатели оформляли и подписывали документы через операторов электронного документооборота (ЭДО). А ГИБДД и Ространснадзор контролировали процесс через тестовую информационную систему.

Эксперимент прошел успешно — новые механизмы взаимодействия участников перевозок и госорганов выполнили свои цели. Процесс грузоперевозок на время эксперимента стал быстрее и дешевле для участников и прозрачнее для государства. С 2022 года добровольное использование ЭТрН закрепили в законодательстве.

Переход на транспортный ЭДО создает преимущества для бизнеса. Например, ускорение бизнес-процессов, сокращение расходов на доставку и хранение документов. Но помимо этого, он упрощает процессы и отдельных подразделений компании:

• Руководитель получает полный контроль над логистическими операциями — электронные документы позволяют отслеживать этапы перевозки в реальном времени. Это повышает управляемость бизнеса и доверие со стороны контрагентов и госорганов.
• Бухгалтерия экономит время на обработке первичных документов и сводит к минимуму ошибки при перенесении данных. Все ЭТрН легко интегрируются с учетными программами, что упрощает подтверждение расходов на перевозку и вычеты по НДС.
• Диспетчер службы логистики оформляет и отправляет ЭТрН через веб-сервис или интегрированную систему буквально за минуты. Все участники мгновенно получают документ по ЭДО — это существенно ускоряет бизнес-процессы доставки груза.
• При электронном документообороте сотрудник склада сразу после погрузки груза подписывает накладную КЭП — не нужно ждать курьера или водителя с бумажными бланками.

ЭТрН — аналог бумажной транспортной накладной. Правительство утвердило форму транспортной накладной в приложении №4 к правилам перевозок грузов автомобильным транспортом. Подробности можно прочесть в постановлении Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200.

Документ включает в себя информацию о грузоперевозке, которую согласовывают грузоотправитель и перевозчик:

• дату, время, адрес погрузки и выгрузки груза;
• штрафы за простой транспорта, задержку доставки;
• параметры транспортного средства;
• особые условия доставки груза и другие сведения.

Схемы обмена документами могут быть разными. Самый простой алгоритм такой:

• Грузоотправитель оформляет ЭТрН в учетной системе или веб-интерфейсе, подписывает свой титул (раздел) квалифицированной электронной подписью (КЭП) и передает его через оператора ЭПД в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
• Провайдер передает ЭТрН перевозчику и получателю груза.
• Водитель заходит в сервис с планшета или смартфона и подтверждает прием груза простой электронной подписью (ПЭП).
• Перевозчик подписывает электронную накладную КЭП.
• Получатель принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП.
• Водитель подтверждает передачу груза ПЭП.

При перевозке не всегда требуется транспортная накладная. Ее не оформляют в случаях, когда нет договора перевозки или в перевозке не участвуют привлеченные перевозчики. Электронный формат не меняет этих правил.

Перевозка без заключения договора перевозки. Например, поставщик доставляет свой товар покупателю собственным транспортом, а доставка не выделена как отдельная оплачиваемая услуга. В таком случае взаимоотношения сторон регулируются договором купли-продажи, и расходы на доставку включены в стоимость товара.

Если покупатель сам забирает товар или если компания перевозит грузы между своими филиалами своими же машинами. Разумеется, по согласованию сторон ее можно оформить для внутреннего контроля, но закон этого не требует.

Отсутствие обязанности иметь ЭТрН не освобождает от необходимости подтвердить расходы на транспортировку для налогового учета. Но это можно сделать другими документами. Например, договорами, актами или путевыми листами.

Шаг 1. Получить сертификат КЭП для уполномоченных лиц.
Специалисты, которые будут подписывать ЭТрН от лица компании, должны получить сертификат электронной подписи физического лица в аккредитованном удостоверяющем центре, например, в УЦ СКБ Контур. Использовать КЭП физлица нужно вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД) для подтверждения полномочий физлица.

Руководители коммерческих организаций и ИП могут получить сертификат квалифицированной электронной подписи только в удостоверяющем центре ФНС России. При первом получении потребуется личная явка. Если есть действующая КЭП, полученная в УЦ ФНС, ее можно продлить удаленно через личный кабинет на сайте ФНС.